Kurz gesagt: Odoo kann E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen, versenden und empfangen. Ausgangsrechnungen erstellt Odoo als XRechnung (UBL) oder als ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 mit eingebetteter XML), und über das integrierte Peppol-Netzwerk lassen sich E-Rechnungen direkt zustellen und Eingangsrechnungen als Lieferantenrechnungsentwürfe importieren. Damit erfüllt ein sauber eingerichtetes Odoo die deutsche E-Rechnungspflicht ab 2027.
Dieser Leitfaden stammt von Bundo Tech, einem offiziellen Odoo Partner mit Sitz in Karachi, der seit über acht Jahren Odoo-Projekte für Kunden in Europa, am Golf, in den USA und in Pakistan umsetzt, darunter Unternehmen in Deutschland. Wenn Sie die Umstellung nicht allein planen wollen, finden Sie unser Angebot für den deutschsprachigen Raum auf der Seite Odoo Partner Deutschland für Einführung und E-Rechnung.
Key Takeaways
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt das für alle.
- Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung.
- Odoo unterstützt XRechnung (UBL), Factur-X/ZUGFeRD (PDF/A-3) und Peppol BIS Billing 3.0 im Standard. Die Peppol-Registrierung ist laut Odoo kostenlos.
- Die meisten Fehler entstehen nicht in der Software, sondern in Stammdaten: fehlende Leitweg-IDs, Bestellnummern, USt-IdNr. oder falsche Steuerzuordnungen.
- Planen Sie die Umstellung jetzt: Ein Test mit echten Kunden und Lieferanten braucht mehrere Wochen.
Was ist eine E-Rechnung und was gilt in Deutschland ab 2025, 2027 und 2028?
Eine E-Rechnung ist nach dem Wachstumschancengesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ein einfaches PDF per E-Mail ist damit keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Der Zeitplan für inländische B2B-Umsätze sieht so aus:
| Zeitpunkt | Was gilt | Betroffen |
|---|---|---|
| ab 1. Januar 2025 | Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen; Ausstellung noch optional | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 2025 und 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers) | alle |
| ab 1. Januar 2027 | Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht zur Ausstellung für alle inländischen B2B-Umsätze | alle Unternehmen |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Eine gut verständliche Übersicht mit Verweis auf die BMF-Schreiben bietet die IHK Region Stuttgart. Für Ihren konkreten Fall sollten Sie die Ausnahmen mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Welche Formate sind erlaubt: XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol?
Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässige Formate, sofern sie der EN 16931 entsprechen. Bei ZUGFeRD kommt es auf das Profil an: MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und gelten daher nicht als E-Rechnung. BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und das XRECHNUNG-Profil sind geeignet.
| Format | Technik | Für Menschen lesbar? | Typischer Einsatz | In Odoo |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei (UBL oder CII) | nur mit Viewer | öffentliche Auftraggeber, große Unternehmen, Peppol | ja, als UBL und als Peppol-Format „XRechnung CIUS“ |
| ZUGFeRD / Factur-X | PDF/A-3 mit eingebetteter XML (CII) | ja, als PDF | Mittelstand, B2B mit gemischter Empfängerlandschaft | ja, Factur-X ist in jede Odoo-Rechnung eingebettet |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL über das Peppol-Netzwerk | nur mit Viewer | grenzüberschreitender B2B-Austausch, automatisierte Zustellung | ja, Odoo ist selbst Access Point |
| PDF per E-Mail | unstrukturiert | ja | Übergangsphase bis Ende 2026/2027 | ja, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes |
In der Praxis bewährt sich ZUGFeRD als Standard für Geschäftskunden, weil der Empfänger ein lesbares PDF erhält und seine Software trotzdem die XML-Daten auslesen kann. Für Behörden und für Kunden, die es ausdrücklich verlangen, nutzen Sie XRechnung.
Unterstützt Odoo die E-Rechnung im Standard?
Ja. Laut der offiziellen Odoo-Dokumentation zur elektronischen Rechnungsstellung unterstützt Odoo für deutsche Unternehmen XRechnung (UBL) und Factur-X (PDF/A-3). Jede in Odoo erzeugte Rechnungs-PDF enthält eine Factur-X-XML; für deutsche und französische Unternehmen fügt Odoo zusätzliche Validierungen hinzu und erzeugt eine PDF/A-3-Datei. Zusätzlich ist Odoo Peppol Access Point und Service Metadata Publisher. Sie brauchen also keinen separaten Peppol-Dienstleister.
Wichtig für Ihre Planung:
- Die verfügbaren Formate hängen vom Land ab, das in den Unternehmensdaten hinterlegt ist. Ihr Unternehmen muss also mit Land Deutschland und der deutschen Steuerlokalisierung angelegt sein.
- Die Peppol-Anbindung läuft über das Modul account_peppol, das laut Odoo auch in der Community Edition verfügbar ist.
- Eingehende Peppol-Dokumente landen als Entwürfe von Lieferantenrechnungen im Peppol-Einkaufsjournal. XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien, die per E-Mail kommen, können Sie als Anhang in Odoo hochladen; Odoo liest die strukturierten Daten aus.
Wie richte ich die E-Rechnung in Odoo ein? (Schritt für Schritt)
Die folgenden Schritte gelten für Odoo 17, 18 und 19. Menünamen können je nach Sprache und Version leicht abweichen.
- Unternehmensdaten prüfen: Unter Einstellungen › Unternehmen Land Deutschland, vollständige Anschrift, USt-IdNr. und Steuernummer hinterlegen. Ohne diese Angaben schlagen die Validierungen fehl.
- Lokalisierung und Steuern prüfen: Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und Steuersätze müssen korrekt zugeordnet sein, insbesondere für Reverse-Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen.
- Peppol registrieren (empfohlen): Unter Buchhaltung › Konfiguration › Einstellungen zum Abschnitt „PEPPOL Electronic Document Invoicing“ scrollen, Peppol-EAS und Endpoint (zum Beispiel Ihre USt-IdNr.), Mobilnummer und E-Mail eintragen und „Validate registration“ klicken. Die Telefonnummer per SMS-Code bestätigen. Die Aktivierung dauert laut Odoo in der Regel bis zu einem Tag.
- Standardformat festlegen: In denselben Einstellungen unter „Kundenrechnungen“ das Standardformat für den Versand aktivieren.
- Kunden konfigurieren: Unter Buchhaltung › Kunden › Kunden den Kontakt öffnen, Reiter Buchhaltung, Abschnitt „Elektronische Rechnungsstellung“: Format wählen (zum Beispiel XRechnung CIUS oder BIS Billing 3.0), Peppol-EAS und Endpoint eintragen und auf „Verify“ klicken. Ist der Kunde im Peppol-Netzwerk, erscheint der Status „Valid“.
- Leitweg-ID und Referenzen pflegen: Für öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID Pflicht, viele Großkunden verlangen zusätzlich eine Bestellnummer. Legen Sie fest, in welchem Feld Ihr Team diese Angaben erfasst, damit sie in der XML ankommen.
- Testrechnung senden: Rechnung bestätigen, auf „Senden & Drucken“ klicken, das Format und „Send via PEPPOL“ aktivieren. Der Status wechselt von „Bereit zum Senden“ über „In Bearbeitung“ auf „Erledigt“.
- Validieren: Prüfen Sie die erzeugte XML mit einem offiziellen Validator (zum Beispiel dem KoSIT-Validator) und lassen Sie zwei oder drei wichtige Kunden die Testrechnung einlesen.
- Eingang testen: Über „Fetch from Peppol“ im Buchhaltungs-Dashboard Eingangsrechnungen abrufen bzw. eine XRechnung als Anhang hochladen und den erzeugten Entwurf prüfen.
Wie empfange ich E-Rechnungen in Odoo?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. In Odoo gibt es drei Wege:
- Peppol: Nach der Registrierung ruft Odoo eingehende Dokumente mehrmals täglich ab und legt sie als Entwürfe im Peppol-Einkaufsjournal an.
- E-Mail-Alias: Das Einkaufsjournal kann einen E-Mail-Alias erhalten. Lieferanten schicken ihre XRechnung oder ZUGFeRD-PDF dorthin, Odoo erzeugt daraus eine Lieferantenrechnung.
- Hochladen: Dateien manuell im Bereich Lieferantenrechnungen hochladen.
Achten Sie darauf, dass die strukturierten XML-Daten maßgeblich sind, nicht das Bild im PDF. Bei Abweichungen zwischen PDF und XML gilt der Inhalt der XML. Prüfen Sie außerdem mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie E-Rechnungen GoBD-konform archivieren.
Welche typischen Fehler sollten Sie vermeiden?
- Unvollständige Stammdaten: Fehlende USt-IdNr., Anschrift oder Bankverbindung führen zu Validierungsfehlern.
- Falsches ZUGFeRD-Profil: Ältere Drittmodule oder Druckvorlagen erzeugen teils MINIMUM- oder BASIC-WL-Daten, die nicht als E-Rechnung zählen.
- Individuelle Rechnungsberichte: Stark angepasste QWeb-Vorlagen können die eingebettete XML oder das PDF/A-3-Format beschädigen. Testen Sie nach jeder Änderung.
- Steuern ohne korrekte Kategorie: Reverse-Charge, steuerfreie Umsätze und Nullsätze brauchen die passende Steuerkategorie, sonst lehnt der Empfänger die Rechnung ab.
- Drittmodule ohne Wartung: Im Odoo App Store gibt es zahlreiche XRechnung- und ZUGFeRD-Module. Prüfen Sie, ob Sie diese wirklich brauchen, denn der Standard deckt die meisten Fälle ab und jedes Zusatzmodul erschwert spätere Upgrades.
- Zu später Start: Wer erst im Dezember 2026 testet, hat keine Zeit mehr für Rückmeldungen von Kunden und Lieferanten.
Wie lange dauert die Umstellung und was kostet sie?
Für ein Unternehmen, das Odoo bereits nutzt und dessen Stammdaten in Ordnung sind, ist die E-Rechnung oft eine Frage von Konfiguration, Tests und Schulung. Aufwendiger wird es, wenn individuelle Rechnungsvorlagen, Schnittstellen zu anderen Systemen oder ein älteres Odoo-Release im Spiel sind; dann ist häufig ein Upgrade oder eine saubere Odoo-Implementierung der sinnvollere Weg. Unternehmen, die noch eine ältere Buchhaltungssoftware nutzen, können die Pflicht 2027 als Anlass für den Wechsel auf ein vollständiges ERP nehmen.
Feste Preise nennen wir nicht pauschal: Bundo Tech erstellt nach einem kostenlosen Erstgespräch ein Festpreisangebot für den vereinbarten Umfang. So wissen Sie vorher, was die Umstellung kostet.
Welche Odoo-Version brauche ich für die E-Rechnung?
XRechnung, Factur-X und Peppol sind in Odoo 17, 18 und 19 verfügbar, und Odoo entwickelt die Funktionen mit jeder Version weiter. Wenn Sie eine deutlich ältere Version (zum Beispiel Odoo 14 oder älter) betreiben, sollten Sie ein Upgrade einplanen, da ältere Versionen nicht mehr gewartet werden und die aktuellen E-Rechnungs-Validierungen fehlen. Bundo Tech ist für Odoo 18 zertifiziert und arbeitet mit Odoo 17, 18, 19 und Odoo.sh. Mehr zu unserem Vorgehen bei Anpassungen lesen Sie auf der Seite Odoo-Entwicklung und Modulanpassung.
Warum mit Bundo Tech umstellen?
Bundo Tech hat in über acht Jahren mehr als 200 Odoo-Projekte umgesetzt, unter anderem für Kunden in Deutschland wie die Sonneninvest GmbH sowie für Unternehmen in Belgien, den Niederlanden, Italien, Spanien und Schweden. Wir arbeiten mit festen Angeboten, dokumentieren jede Einstellung und testen die E-Rechnung mit Ihren echten Kunden und Lieferanten, bevor die Pflicht greift. Weitere Projekte finden Sie in unseren Erfolgsgeschichten.
Nächster Schritt: Buchen Sie eine kostenlose Beratung. Wir prüfen Ihr Odoo-System auf E-Rechnungs-Fähigkeit und nennen Ihnen danach einen Festpreis für die Umstellung.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein PDF per E-Mail ab 2027 noch erlaubt?
Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 nicht mehr für inländische B2B-Rechnungen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch sonstige Rechnungen wie PDF nutzen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Kann Odoo XRechnungen empfangen und automatisch verbuchen?
Odoo liest XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien ein und erzeugt daraus Entwürfe von Lieferantenrechnungen, per Peppol, E-Mail-Alias oder Upload. Die Buchung bestätigen Sie nach Prüfung selbst. Mit sauber gepflegten Lieferantenstammdaten sinkt der manuelle Aufwand deutlich.
Brauche ich für die E-Rechnung in Odoo ein Zusatzmodul?
Für die meisten Unternehmen nicht. XRechnung, Factur-X/ZUGFeRD und Peppol sind im Standard enthalten. Zusatzmodule lohnen sich nur bei Sonderfällen und sollten vorher auf Wartung und Upgrade-Fähigkeit geprüft werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Beide sind in Deutschland zulässig, solange sie der EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD ist für Menschen ohne Viewer lesbar, XRechnung ist der Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
Funktioniert die E-Rechnung auch mit der Odoo Community Edition?
Laut Odoo-Dokumentation ist die Peppol-Registrierung kostenlos und auch in der Community Edition verfügbar. Welche weiteren Buchhaltungsfunktionen Sie brauchen, etwa Berichte und Bankabgleich, hängt von Ihrem Prozess ab; das klären wir im Erstgespräch.
Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht rechtzeitig umsetze?
Eine Rechnung, die nicht den Formvorschriften entspricht, kann Ihrem Kunden den Vorsteuerabzug erschweren, was zu Rückfragen und verzögerten Zahlungen führt. Klären Sie die steuerlichen Folgen mit Ihrer Steuerberatung und planen Sie die technische Umstellung frühzeitig.
Verfasst von Ahsan Khan, Gründer und CEO von Bundo Tech, offizieller Odoo Partner. Zuletzt aktualisiert am 21. Oktober 2026.